Das Daily Scrum ist eines der wichtigsten Meetings im Scrum. Aber warum wird es oft so ineffizient durchgeführt? Auf Grund des kurzen Zeitraumes ist eine Straffung des Meeting notwendig. Aber dennoch muss es „gewinnbringend“ durchgeführt werden. Gewinnbringend bedeutet, dass jedes Teammitglied einen Mehrwert aus diesem Meeting herausziehen sollte. Wer kennt nicht dieses Gefühl: „Ach, schon wieder Daily!? Ätzend,…!“. Dies kommt nur dann auf, wenn das Meeting ineffizient ist. Hier möchte ich im folgenden ein paar Erfahrungen zusammenfassen, wie man das Daily etwas effizienter gestalten kann und oft gemachte Fehler vermeidet.
Das Daily ist für das Team nicht den Scrum Master
Was jedem klar sein sollte, in der Praxis aber immer wieder missachtet wird:
Das Daily Scrum ist für das Team, nicht den Scrum Master!
Immer wieder erlebe ich – und ich selbst bin davor auch nicht gefeit – dass Scrum Master die klassischen drei Fragen stellen und das Team dem Scrum Master dann direkt antworten. Nur das jeweilige Teammitglied, das spricht ist aktiv und die anderen sitzen/stehen unbeteiligt dabei, bis sie selbst aufgerufen werden die drei Fragen zu beantworten. Das ist nicht Sinn dieses Meetings. Es ist kein Statusreport! Es ist eher eine Abstimmung untereinander und der erste Schritt hin zu echter Zusammenarbeit. Und dies muss vom Team verstanden werden.
Scrum ist kein arbeiten als Einzelkämpfer in einer Gruppe, auf die man zurückgreifen kann, wenn man Unterstützung in seinen eigenen Aufgaben braucht. Nein, Scrum hat zum Ziel das „eins werden“ eines Teams, Zusammenarbeit zu fördern, sodass alle am gleichen Strang ziehen und alle gemeinsam ineinander greifen, wie Zahnräder eines Uhrwerks. Ein Feuerwerk der Effizienz und der Freude am Arbeiten entsteht – Features und User Stories werden hoch effizient umgesetzt und ausgeliefert. Wer schon einmal in einem sehr gut funktionierenden Scrum Team gearbeitet hat, der weiß genau, wovon ich spreche.
Moderation reduzieren
Im klassischen Scrum moderiert der Scrum Master das Daily. Hier muss man ganz klar sagen, dass sich dies in den letzten Jahren gewandelt hat. Im Daily etablierte sich eine höhere Verantwortung und Selbstverwaltung des Teams. Der Scrum Master sollte möglichst wenig in das Meeting eingreifen. Nicht die drei klassischen Fragen stellen, nicht darüber entscheiden wer, wann sprechen darf und auch nicht die User Stories auf dem Scrum Board weiter schieben. Das können die Teammitglieder alles selbst erledigen.
Ein guter Scrum Master lässt Freiraum zur Selbstorganisation und sollte das Team unterstützen, sodass das Meeting effizient gestaltet wird. Die Regeln festlegen und dann der Beobachter sein, sich auf die Dinge zwischen den Zeilen konzentrieren. Häufig verursachen Scrum Master, die stark in diesen Ablauf eingreifen mehr Unruhe und „unzufriedenheit“ bei den Teammitgliedern, als solche, die sich im Hintergrund halten.
Hierzu ein Beispiel aus dem echten Leben: Ich habe beobachtet, wie ein Scrum Master, schon 5 Minuten vor dem Daily die Mitarbeiter regelrecht zusammentrommelt, um das Daily zu starten. Er macht dies nicht deshalb, weil das Daily sonst zu spät starten würde, sondern weil er seine Aufgabe sehr ernst nimmt. Was er dabei aber vergisst: Es ist das Meeting des Teams – mit seinem Verhalten macht er es aber zu seinem Meeting. Darüber hinaus reißt er die Teammitglieder aus ihren aktuellen Gedanken, die sie noch abschließen wollten, bevor sie in 5 Minuten selbstbestimmt zum Meeting gehen. Regelmäßig haben sich Mitglieder darüber geärgert, und sind schon oft mit einer schlechten Stimmung in das Daily gestartet.
Erkennen, wo das Team Unterstützung braucht
Was genau macht dann der Scrum Master im Daily Scrum, wenn er nicht aktiv moderiert? Er beobachtet und greift ein, wo es sinnvoll und notwendig ist, um das Meeting in seinem Rahmen zu halten. Beispielsweise vermeidet er in den „knapp bemessenen“ 15 Minuten tiefgreifende technologische Diskussionen. Diese können nach dem Meeting fortgeführt werden. Andererseits werden gelegentlich Teammitglieder, die Schwierigkeiten haben Lösungen für Probleme zu finden und diese im Daily adressieren wollen „überhört“. Es wird einfach mit dem nächsten Teammitglied weiter gemacht. Solche Dinge gilt es für den Scrum Master zu erkennen und dem Team aufzuzeigen, dass hier jemand Unterstützung durch die anderen Teammitglieder braucht. Er sollte das Team für solche vermeintlichen „Kleinigkeiten“ sensibilisieren – dadurch entsteht zum einen Effizienz und zum anderen echte zusammenarbeit. Und Zusammenarbeit sollte das Ziel eines jeden Scrum Teams sein.
Remote Arbeit im Daily Scrum
Wenn Mitglieder des Teams im Daily Scrum nicht teilnehmen können, dann sollte Teams einen Weg finden diese fehlende Information dennoch zu erhalten. Eine klare Absprache hilft dabei. Beispielsweise kann ein Mitglied vor seinem Urlaub kurz seine Infos an jemanden anderen – evtl. auch den Scrum Master – weiter geben:
- Was habe ich seit dem letzten mal getan?
- Was würde ich als nächstes Tun?
- Welche Probleme habe ich?
Somit sind die anderen Teammitglieder informiert und können entscheiden, ob sie Aufgaben ihres Kollegen übernehmen oder auf seine Rückkehr warten.
Heutzutage gibt es immer mehr verteilte Teams, sei es durch länderübergreifende Zusammenarbeit oder arbeitnehmerfreundliche Regelungen zum Homeoffice. Ein Daily Scrum muss nicht immer vor Ort durchgeführt werden. Eine Konferenz z.B. per Skype kann hier ablöse schaffen. Wichtig ist: Die Gesprächsqualität muss gut sein, und zwar von allen Mitgliedern, sonst entsteht eine Ineffizienz, die dem Daily wiederum schaden kann. Der Mehrwert geht verloren!
Hilfreich bei verteilten Teams sind dann Scrum Boards, die nicht an der Wand hängen, sondern elektronisch z.B. im TFS/VSO oder in Jira gepflegt werden. Diese können dann am Monitor zur Übersicht des aktuellen Standes herangezogen werden. Tasks können dann gemeinsam am Board „weiter geschoben“ werden.
Ich hoffe euch mit meinen Ausführungen ein wenig Anregungen gegeben zu haben, um eure Meetings in der ein oder anderen Weise effizienter zu gestalten.
Happy Scrumming 😉
