Kostenrechnung ist nach /Wöhe2002/ die Erfassung, Verteilung und Zurechnung von Kosten, die bei der betrieblichen Leistungserstellung und -verwertung entstehen. Hierbei werden zwei Zwecke unterschieden. Zum einen die Erstellung einer entscheidungsorientierten Zukunftsrechnung, was bedeutet, dass voraussichtlich anfallende Kosten zum Erwerb von Leistungen, oder Gütern, geschätzt werden. Und zum anderen die kontrollierende Vergangenheitsrechnung, die versucht durch Analyse der tatsächlich angefallenen Kosten und Vergleich mit den prognostizierten Kosten Ursachen und Fehlleistungen im Planungs- und Produktionsbereich aufzudecken.
Der Controller braucht hier grundlegende Kenntnisse über Kostenrechnungen aus der Betriebwirtschaftslehre. Umfangreiche
Kostenrechnungen, Kostenstellenzuordnungen, Kalkulationen im Auftragsbereich für Materialien, Hardware, Software, Personalkosten, Entwicklungs- und Betriebskosten, Mietkosten, Leasing-, Zinskosten und vieles mehr, müssen durch den Controller erstellt werden. In diesem Kapitel könnten umfangreiche Informationen zu diesen Themen aufgezeigt werden, jedoch wird sich hier auf eine allgemeine Beschreibung der IT-Kosten-Leistungsrechnung und auf ihren Nutzen und Stellenwert im IT-Controlling beschränkt.
In Unternehmen werden durch das erhöhte Aufkommen und den fokussierten Einsatz von IT in den letzten Jahren immer höhere Kosten verursacht. IT-Systeme unterstützen in den Unternehmen die klassischen Massenprozesse wie Bestellabwicklung, Auftragsbearbeitung, Fakturierung oder Auftragsverfahren. Aus diesem Grund werden die verursachten IT-Kosten meist als Gemeinkosten verrechnet. Folgen hierbei sind fehlende
Kostentransparenz und keinerlei Planung, Steuerung und Kontrolle bei den IT-Kosten. Anzustreben ist jedoch der Zustand, in dem die gesamte IT-Kostenbelastung geplant, gesteuert und kontrolliert werden kann. Grundlage hierfür können SLAs zwischen Bedarfsträgern und IT-Abteilung sein. Die Erfassung und Verrechnung der IT-Kosten kann mit Standardwerkzeugen der Kosten- und Leistungsrechnung erfolgen.
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Aufgaben in der Kostenrechnung
Das IT-Kostenmanagement umfasst zwei Aufgaben, das operative und das strategische Kostenmanagement. Das strategische IT-Kostenmanagement beinhaltet die Beeinflussung und Anpassung der Unternehmens-(IT)-Ziele bezüglich der Kostenhöhe, -struktur und des Kostenverlaufs. Ist eine Strategie festgelegt, so steuert das operative IT-Kostenmanagement die Kosten der IT-Kapazitäten wie Hardware, Software, Personal und Dienstleistungen. Einflussbereiche des IT-Kostenmanagements liegen in
- der Kostenhöhe (Minimierung der
Software-Lizenzen durch ein IT-Assetmanagementsystem), - der Kostenstruktur (Leasing von Hardware und Software)
- und dem Kostenverlauf
(Beschäftigung von „festen freien“ Mitarbeitern anstelle von fest Angestellten).
Kostenhöhe basiert auf der Rechnung Menge x Preis. Hierbei liegen die Primärziele bei der Mengenreduzierung durch geringeren Verbrauch, oder die Reduzierung des Beschaffungspreises. Die Kostenstruktur zielt auf die Reduzierung der fixen Kosten ab. Sie versucht diese zu flexibilisieren, um besser auf Ertragsschwankungen reagieren zu können. Der Kostenverlauf ist die Beeinflussung des Verlaufs der IT-Kosten. Hauptaugenmerk bildet hier die Vermeidung nicht abbaubarer Fixkosten bei Beschäftigungsrückgang.
Verursacher und Nutzen von IT-Kosten un Leistungsrechnungen
IT-Kosten werden nicht wie häufig angenommen primär von der IT-Abteilung verursacht, sondern von den Fachabteilungen, die beispielsweise Arbeitsplatzrechner benötigen. Die IT ist in diesem Falle aber verantwortlich für die Technik, wobei die Fachabteilung sich häufig nicht über die verursachten Kosten im Klaren ist. Hier bringt nicht nur die IT-Kosten-Leistungsrechnung Klarheit für die IT-Abteilung intern sondern verdeutlicht auch nach Außen hin, welchen Preis die erbrachten IT-Dienstleistungen haben und stellen somit entsprechenden Ansätze für Verbesserungen dar. Beispielsweise wird offen gelegt, was eine Aktualisierung von Software, der Einbau einer neuen Festplatte oder die Änderung von IT-Dienstleistungsprozessen kosten und erlauben somit einen Vergleich mit externen Dienstleistern. Je nach Ergebnis des Vergleiches können Outsourcingüberlegungen angestoßen werden.
Der Nutzen von IT-Kosten und Leistungsrechnungen liegt nach /Masterkurs2005/ in den folgenden Punkten:
- steigert die Kosten- Leistungstransparenz für Anwender und IT-Dienstleister
- erhöht das Kostenbewusstsein bei Anwendern und IT-Dienstleistern
- fördert die marktwirtschaftliche Kunden-Lieferanten-Kultur
- liefert die Grundlage für ein aktives IT-Kostenmanagement
- beeinflusst die Struktur und die Höhe der IT-Kosten durch den IT-Bedarfsträger
- schafft die Grundlage für Benchmarking der internen IT-Abteilung mit externen IT-Dienstleistern und damit für Outsourcing-Entscheidungen
- steigert das kostenorientierte Denken in der IT-Abteilung
- verbessert die Leistungs- Kostenstrukturen der IT-Abteilung
Quellenangabe
/Masterkurs2005/ – Masterkurs IT-Controlling; Andreas Gadatsch, Elmar Mayer; Vieweg-Verlag; 2005
/Wöhe2002/ – Einführung in die allgemeine Betriebswirtschaftslehre 21. Auflage; Günter Wöhe; Verlag Vahlen; 2002
